限界だったExcel管理から脱却し、事務作業の自動化で社員の定時退社と多校舎展開を実現

「いつまでこの作業を続けるのか」多校舎展開を阻むExcel管理の壁

もともと私がパソコンや表計算ソフトが得意だったこともあって、独立した創業当初は、生徒の座席管理や授業管理、月謝の請求などをすべて自作のExcelファイルで運用していました。でも、校舎が3店舗に増えたあたりから、いよいよ手作業での管理に限界を感じるようになったんです。

ファイルはたくさんあるのにデータ同士が全然つながっていなくて。一つのデータをコピーして翌月分を作ったり、同じ生徒の名前をシステムごとに何度も打ち込んだり。特に年度替わりのタイミングは、すべてのデータを手作業で書き換えないといけなくて、本当に膨大な手間がかかっていました。

そのうち、現場のスタッフからも「いつまでこの作業を続けるんですか」という声が上がり始めて。今後さらに多校舎展開していくことを考えた時に、「もうExcel管理では対応できないな」と痛感し、本格的なシステム化の検討を始めました。

請求業務の大幅改善と、LINE連携による保護者からの満足度向上

システムを導入して、まず大きく変わったのが「請求関係」の業務です。基幹システムのデータから銀行に直接データを送れて、銀行から取り出したものをそのままシステムに入れれば、引き落とし関係の処理が全部完了するんです。問い合わせから入塾までの流れも一連で管理できるようになり、本当に言うことがありません。

また、保護者の方とのやり取りも大きく変わりました。入会面談の時に「公式LINEから授業の日程確認や振替申請が簡単にできますよ」と説明すると、皆さん驚かれて「便利ですね」と言ってくださいます。気軽に連絡できる分、LINEでのご相談件数が増えるという新たな課題もありますが、コミュニケーションは圧倒的に取りやすくなりました。

業界の常識を覆す「定時退社」の実現と教務への注力

間違いなく事務作業が減ったことで、一番の変化は「社員の帰る時間が早くなったこと」です。塾業界は、夜遅くまで残業して帰るのが遅いことで有名ですが、今はうちの社員の半分は定時に帰っています。以前は夜の10時15分に帰れるなんて考えられませんでした。

若手の社員たちもシステムをしっかり使いこなしてくれていて、「仕事がすごく早くなりました」と喜んでくれています。事務作業の時間が空いた分、教務面など本来の生徒サポートにしっかり力を入れられるようになったのは、経営的にも非常に大きなプラスです。

手厚いサポート体制とデータ活用を見据えた今後の展望

開発期間中、イメージを伝えた時に返してくれるものがすごく分かりやすくて、話が早かったのには助けられました。変な時間にメッセージを送ってもすぐに対応していただけて、申し訳ないくらいレスポンスが良かったです。

今後の展望としては、やはり多校舎展開を進めていく予定です。現在のシステムがあるおかげで、本部機能を強化し、短期間で新しい校舎を出店できる体制が整いました。少子化で塾が淘汰される時代ですが、大手が旧式のやり方をしている中で、私たちはITシステムを武器に競争優位性を築けると思っています。

今後は、まだ一部で残っているスプレッドシートの管理をすべて基幹システムに移行して完全な一元管理を目指したいですね。さらに、蓄積したデータを活用して、社員の評価・報酬システムを数字ベースで確立したり、生徒の休会兆候を自動検知したりと、AIやデータ分析を活用した次世代の塾経営を実現していきたいと考えています。